Présenter des données : l'erreur à ne pas commettre dans son diaporama
Nos présentations sont souvent truffées de chiffres importants et attendus mais elles en deviennent indigestes. Pourtant il y a une solution qui, à la fois, garantit la qualité de votre présentation et renforce votre crédibilité.
Constat de départ : nous aimons trop nos données
Une présentation et ses arguments s’établissent souvent à partir de données, de tableaux de chiffres. On passe du temps à faire de jolis camemberts ou autres graphiques. Mais, attention, ces efforts biaisent notre point de vue sur ce qui est important et ce qui l’est moins. C’est vrai pour tout ce qu’on crée. Une étude * a montré que nous estimons la boîte en kit que nous avons montée de nos petites mains à un prix de vente très surévalué.
Ce qui est vrai pour un objet l’est aussi pour notre production intellectuelle.
Donc première alerte, soupesez un peu plus froidement l’importance de vos données. Sont-elles toutes nécessaires ? Ont-elles toutes la même valeur pour votre présentation ?
* Mickael Norton, Daniel Mochton et Dan Ariely, « The Ikea effect : when work leads to love » Harward Business Review, Working Paper 11-091, 2011
Le syndrome du déjeuner chez Tatie Jacotte *
Votre collection de chiffres, de graphes et de tableaux rend-elle votre présentation indigeste ? Ne risquez vous pas le syndrome du déjeuner du dimanche chez Tatie Jacotte, trop riche, trop lourd ? Vous est-il arrivé de sentir votre auditoire s’assoupir doucement ou s’agiter manifestant ainsi une irrépressible envie de se dégourdir les jambes ?
* Remplacer par le prénom de votre tatie ou grand-mère chérie, celle qui cuisine pour 12 quand vous êtes 4 et qui croit qu’il n’y a jamais trop de beurre dans un plat. On a tous une Tatie Jacotte !
Réveiller l'auditoire est difficile, il vaut mieux l’empêcher de s’endormir
Perdre l’attention de votre auditoire est un problème. Vouloir présenter toutes ses données est une erreur. Pourtant, vous les avez toutes collectées. Impossible d’y renoncer !
Pas de panique, il y a une solution très efficace qui renforce votre crédibilité et vous garantit une attention soutenue. Elle passe par un travail essentiel qui se résume en une question : quel est votre message ?
Que voulez-vous dire ?
C’est une question d’apparence toute simple mais qui ne l’est pas du tout. C’est l’enjeu de la présentation et la solution. Définir le ou les messages qu’on veut que l’audience retienne est un travail délicat qui demande parfois d’être accompagné pour pouvoir y voir clair soi-même et dégager l’essentiel. Si vous avez votre ou vos messages — attention pas plus d’un message par thématique et jamais deux à la fois — vous pouvez alors séparer vos données en deux groupes :
1 – celles qui portent directement votre message
2 – celles qui soutiennent et crédibilisent les premières
Finalement, c’est comme une pyramide :
Précisons un peu comment faire cette séparation
Imaginons que vous ayez un projet touristique destiné à faciliter les courts séjours en France.
Vous avez dans vos données le tableau ci-dessous qui met en valeur la sur-représentation des voyages d’une ou deux nuits par rapport aux voyages plus longs chez les Français de plus de 15 ans. L’info est sûre, la source fiable. La tentation est grande d’utiliser le tableau tel quel ….
Mais on peut aussi faire ceci avec la donnée clé de ce tableau :
A votre avis, qu’est ce qui fonctionne le mieux ? Je vous laisse répondre tranquillement à cette question…. La réponse n’est pas la plus réjouissante parce que ça signifie plus de travail.
Toutefois, cette charge de travail en amont est aussi la garantie que vous serez mieux écouté, mieux compris et donc que vous gagnerez du temps en aval !
Que faire avec les données collectées qui ne sont pas mises en avant dans le diaporama ?
Elles ont une grande importance, elles sont le socle crédibilité de vos données clés. Elles doivent être réunies en regard de vos données clés et de vos messages dans un document à remettre à vos interlocuteurs, une version papier qui complète votre présentation.
Et oui, mauvaise nouvelle !
Si vous avez bien suivi, il faut créer deux documents :
1 – Un diaporama qui concentrera ce que vous voulez que vos auditeurs retiennent
2 – Un document papier conçu à la fois comme un rappel de vos messages mais aussi comme la référence et contenant toutes vos données et vos jolis camemberts ! (Ouf ! Ils ne sont pas passés par pertes et profits)
Une mauvaise nouvelle peut-être, mais surtout une bonne solution !
C’est tout compris ? Alors à vous de jouer ! Et dites moi si, en évitant de bourrer votre diaporama de données et en créant un second document pour les rassembler, vous assurez, vous aussi, de meilleures présentations, plus efficaces, plus convaincantes et si vous conservez vos interlocuteurs alertes et intéressés.
